Wer als Unternehmer, Gründer oder Freiberufler andere zum Essen einlädt, kann diese Kosten steuerlich geltend machen. Aber Vorsicht: Das Finanzamt schaut hier ganz genau hin, und Bewirtung ist nicht gleich Bewirtung. Die Art des Treffens entscheidet maßgeblich darüber, was abgesetzt werden darf.
Hier ist der kompakte Überblick über die verschiedenen Bewirtungsarten für eure nächste Buchhaltung:
1️⃣ Die geschäftliche Bewirtung (70 % absetzbar)
Das ist der absolute Klassiker im Business-Alltag. Ihr ladet (potenzielle) Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten oder externe Berater ein. Der Anlass dient der Anbahnung oder Pflege von Geschäftsbeziehungen.
Der steuerliche Haken: Das Finanzamt geht hier von einer privaten Mitveranlassung aus (denn essen müsst ihr schließlich so oder so). Daher könnt ihr die angemessenen Bewirtungskosten nur zu 70 % als Betriebsausgabe absetzen.
Der Bonus: Die Vorsteuer (Umsatzsteuer) auf der Rechnung dürft ihr in voller Höhe, also zu 100 %, vom Finanzamt zurückholen!
2️⃣ Die betriebliche Bewirtung (100 % absetzbar)
Hier bleibt ihr als Team unter euch. Es nehmen ausschließlich eigene Mitarbeiter eures Unternehmens teil (exklusive freier Mitarbeiter). Typische Beispiele sind die Weihnachtsfeier, ein Team-Lunch nach einem Meilenstein oder die Verpflegung bei einer internen Schulung.
Die Regelung: Da diese Ausgaben rein der Mitarbeitermotivation und dem reibungslosen Betriebsablauf dienen, sind die Kosten zu 100 % als Betriebsausgabe absetzbar.
3️⃣ NEU: Bewirtung von Gesellschaftern & Genossenschaftsmitgliedern (Sonderfall!)
Wie sieht es aus, wenn Anteilseigner oder Mitglieder einer Genossenschaft bewirtet werden? Hier schaut das Finanzamt ganz besonders genau hin:
Im Rahmen von Gremiensitzungen (70 % oder 100 %): Findet die Bewirtung im Rahmen einer formellen Gesellschafterversammlung, Beiratssitzung oder Generalversammlung statt, dient dies dem Funktionieren der Gesellschaft. Die Kosten sind in der Regel zu 70 % absetzbar (bzw. bei reinen Pflichtversammlungen unter bestimmten Voraussetzungen sogar zu 100 % als Betriebsausgabe, wenn ein überwiegend betriebliches Interesse vorliegt).
Achtung vor der vGA: Findet das Essen ohne konkreten geschäftlichen oder gesellschaftsrechtlichen Anlass statt (z. B. ein nettes Abendessen unter Gesellschaftern), wird das Finanzamt schnell eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) vermuten. In diesem Fall sind die Kosten steuerlich 0 % absetzbar und müssen privat versteuert werden.
4️⃣ Die private Bewirtung (0 % absetzbar)
Das Mittagessen mit dem Lebenspartner oder Freunden, bei dem ihr „auch mal kurz über das Business gesprochen“ habt? Das Finanzamt kennt hier kein Pardon. Sobald der private Charakter überwiegt, sind die Kosten reine Privatsache und fliegen bei einer Betriebsprüfung gnadenlos aus der Buchhaltung.
📝 Was zwingend auf den Beleg gehört
Damit die Ausgaben anerkannt werden, reicht ein normaler Kassenbon nicht aus. Ihr benötigt einen maschinell ausgedruckten und detaillierten Bewirtungsbeleg vom Restaurant.
Folgende Details müssen (oft auf der Rückseite oder einem angehefteten Formular) handschriftlich ergänzt werden:
Namen aller Teilnehmer: Wer war dabei? (Euren eigenen Namen nicht vergessen!) Bei Gesellschafterversammlungen reicht oft der Verweis auf die Teilnehmerliste des Protokolls.
Der konkrete Anlass: Bitte spezifisch sein! „Besprechung der Marketingstrategie Q4“ oder „Gesellschafterversammlung zur Feststellung des Jahresabschlusses“ ist super, ein simples „Geschäftsessen“ oder „Infogespräch“ reicht dem Finanzamt meist nicht aus.
Datum, Ort und detaillierte Speisekarte (ist meist schon durch die Computerkasse auf der Vorderseite abgedeckt).
Eure Unterschrift: Zwingend erforderlich, um die Angaben zu bestätigen. Trinkgelder können hier ebenfalls quittiert werden.
Ein Tipp für den Alltag: Füllt den Beleg immer direkt im Restaurant oder spätestens abends am Schreibtisch aus. Nichts kostet mehr Nerven, als Monate später bei der Umsatzsteuervoranmeldung rätseln zu müssen, mit wem man eigentlich im März beim Italiener saß! 🍝🍷
Macht es euch bei der Buchhaltung leicht und achtet direkt auf die kleinen Details.
#Buchhaltung #Steuern #Unternehmertum #Selbstständigkeit #Bewirtungsbeleg #BusinessTipps #Finance #Gründerwissen #Gesellschafter #Genossenschaft